trung tâm đào tạo kế toán hà nội




truy Lượt Xem:10286
GIẢM 50% LỚP HỌC KẾ TOÁN THỰC HÀNH, TỔNG HỢP xem ngay
NHẬN GIA SƯ KẾ TOÁN THEO YÊU CẦU MỌI TRÌNH ĐỘ xem ngay
NHẬN LÀM DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRỌN GÓI, LÀM BCTC xem ngay

10 công thức giúp tôi giữ công việc của tôi

 
Đừng lãng phí thêm giờ nữa trong Microsoft Excel làm việc theo cách thủ công. Có nhiều cách để sử dụng công thức Excel để giảm thời gian bạn dành cho Excel và tăng độ chính xác của dữ liệu và báo cáo của bạn.
 
Các công thức Excel bạn nên chắc chắn biết:
 

1. SUM

 
Công thức: = SUM ( 5, 5) hoặc = SUM ( A1, B1) hoặc = SUM ( A1 : B5)
 
Công thức SUM thực hiện chính xác những gì bạn mong đợi. Nó cho phép bạn thêm 2 hoặc nhiều số lại với nhau. Bạn cũng có thể sử dụng tham chiếu ô bằng công thức này.
 
Ở trên cho bạn thấy các ví dụ khác nhau. Bạn có thể có những con số trong đó được phân tách bằng dấu phẩy và nó sẽ thêm chúng vào nhau cho bạn, bạn có thể có các tham chiếu tế bào và miễn là có những con số trong những ô đó nó sẽ thêm chúng lại với nhau cho bạn hoặc bạn có thể có một dải ô với một dấu hai chấm ở giữa 2 ô, và nó sẽ thêm các số trong tất cả các ô trong dải.
 

2. COUNT

 
Công thức: = COUNT ( A1 : A10)
 
Công thức tính đếm số ô trong một dải có số trong chúng.
 
 
 
Công thức này chỉ hoạt động với các con số mặc dù:
 
 
 
Nó chỉ đếm các ô nơi có số.
 
** Tìm hiểu thêm về chức năng COUNT trong khóa học trực tuyến theo yêu cầu này. Xem trước miễn phí**
 

3. COUNTA

 
Công thức: = COUNTA ( A1 : A10)
 
Đếm số ô không rỗng trong một phạm vi. Nó sẽ đếm các ô có số và / hoặc các ký tự khác trong chúng.
 
Công thức COUNTA hoạt động với tất cả các kiểu dữ liệu.
 
 
 
Nó đếm số lượng các ô không rỗng không có gì bất kể loại dữ liệu.
 

4. LEN

 
Công thức: = LEN ( A1)
 
Công thức LEN đếm số ký tự trong một ô. Hãy cẩn thận mặc dù! Điều này bao gồm không gian.
 
len
 
Chú ý sự khác biệt trong kết quả công thức: 10 ký tự không có dấu cách giữa các từ, 12 với dấu cách giữa các từ.
 
 

5. TRIM

 
Công thức: = TRIM ( A1)
 
Nhận được bất kỳ không gian trong một tế bào, ngoại trừ không gian duy nhất giữa các từ. Tôi đã tìm thấy công thức này rất hữu ích bởi vì tôi thường chạy vào các tình huống mà bạn kéo dữ liệu từ cơ sở dữ liệu và vì một lý do nào đó không gian thêm được đặt ở phía sau hoặc phía trước của dữ liệu hợp pháp. Điều này có thể gây ra sự tàn phá nếu bạn đang cố gắng để so sánh sử dụng IF báo cáo hoặc VLOOKUP's.
 
trim-công thức-ảnh chụp màn hình (2)
 
Tôi đã thêm vào một khoảng trống phía sau "I Love Excel". Công thức TRIM loại bỏ không gian đó. Kiểm tra sự khác biệt giữa nhân vật có và không có công thức TRIM.

 

6. RIGHT, LEFT, MID

 
Công thức: = QUYỀN ( chữ, số ký tự), = LEFT ( văn bản, số ký tự), = MID ( văn bản, số bắt đầu, số ký tự).
 
(Lưu ý: Trong tất cả các công thức này, bất cứ nơi nào nó nói "văn bản" bạn cũng có thể sử dụng một tham chiếu ô)
 
Các công thức này trả về số ký tự được chỉ định từ một chuỗi văn bản. QUYỀN cho bạn số ký tự từ bên phải của chuỗi văn bản, LEFT cho bạn số ký tự từ trái, và MID cho bạn số ký tự xác định từ giữa từ. Bạn cho biết công thức MID ở đâu để bắt đầu với số start_number và sau đó nó grabs số ký tự xác định của bên phải của start_number.
 
 
Tôi đã sử dụng công thức LEFT để có được từ đầu tiên. Tôi đã nhìn nó trong ô A1 và chỉ lấy 1 ký tự từ bên trái. Điều này cho chúng ta từ "Tôi" từ "Tôi yêu Excel"
 
Tôi đã sử dụng công thức MID để lấy từ giữa. Tôi đã có nó trông trong ô A1, bắt đầu từ nhân vật 3, và lấy 5 ký tự sau đó. Điều này cho chúng ta chỉ là từ "tình yêu" từ "Tôi yêu Excel"
 
Tôi đã sử dụng công thức RIGHT để lấy từ cuối cùng. Tôi đã có nó nhìn vào tế bào A1 và lấy 6 ký tự đầu tiên từ bên phải. Điều này cho chúng ta "Excel" từ "Tôi yêu Excel"

7. Vlookup

Công thức: = VLOOKUP ( lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)
 
Theo công thức của tôi được sử dụng nhiều nhất Mô tả chính xác những gì nó làm: "Tìm kiếm một giá trị trong cột bên trái của bảng, và sau đó trả về một giá trị trong cùng một hàng từ một cột bạn chỉ định ...". ( Xem giải thích đầy đủ VLOOKUP ) Về cơ bản, bạn xác định một giá trị (lookup_value) cho công thức để tìm kiếm. Nó tìm giá trị này trong cột bên trái của bảng (table_array).
 
Lưu ý: Nếu ở tất cả có thể sử dụng một số cho lookup_value. Điều này làm cho nó dễ dàng hơn nhiều để đảm bảo dữ liệu bạn nhận được là một kết hợp chính xác.
 
Nếu nó tìm thấy một kết hợp của "lookup_value" trong cột bên trái của "table_array" nó sẽ trả lại giá trị trong cột bạn chỉ định bằng cách sử dụng "index_num". "Index_num" tương đối với cột bên trái nhất . Vì vậy, nếu bạn có cái nhìn table_index trong cột A và bạn muốn trở lại cái gì trong cột B thì "index_num" sẽ là 2 vì cột bên trái, cột A trong trường hợp này, là cột thứ nhất trong mảng bảng và cột B là cột thứ 2 (vì thế số 2 của số chỉ mục). Nếu bạn muốn có gì trong cột C để trả về, bạn sẽ đặt 3 cho index_num. "Range_lookup" là giá trị TRUE hoặc FALSE. Nếu bạn đặt TRUE nó sẽ cung cấp cho bạn các trận đấu gần nhất. Nếu bạn đặt FALSE nó sẽ chỉ cho bạn một kết hợp chính xác. Tôi chỉ sử dụng FALSE khi sử dụng công thức VLOOKUP.
 
 
Bạn có 2 danh sách: 1 có ID của người bán hàng và doanh thu bán hàng trong quý. Một số khác có ID của người bán hàng và tên người bán hàng. Bạn muốn so khớp tên người bán hàng với doanh thu của người bán hàng trong quý. Tất cả đều lộn xộn xung quanh để khớp theo cách thủ công, ngay cả đối với một số lượng nhỏ nhân viên bán hàng sẽ để lại chỗ cho sai số cao và mất rất nhiều thời gian.
 
Danh sách đầu tiên đi từ A1 đến B13. Danh sách thứ hai đi từ D1 đến E25.
 
Trong ô C1 tôi sẽ đặt công thức = VLOOKUP ( B18, $ A $ 1 : $ B $ 13, 2, FALSE)
 
B18 = lookup_value (ID của người bán hàng Đây là số xuất hiện trên cả hai danh sách.)
 
$ A $ 1 : $ B $ 13 = "table_array". Đây là khu vực tôi muốn công thức tìm kiếm cột bên trái (cột E trong trường hợp này) cho "lookup_value". Tôi đã đi đến F vì nếu nó tìm thấy phù hợp trong cột E, tôi muốn nó trả lại những gì trong cột F. (Các dấu hiệu tiền tệ ở đó để table_array sẽ vẫn như cũ bất kể công thức được di chuyển hay sao chép. được gọi là một tài liệu tham khảo tuyệt đối.)
 
2 = chỉ số index_num. Điều này cho biết công thức số cột cách xa cột bên trái nhất để trả về trong trường hợp khớp . Vì vậy, nếu bạn tìm thấy một kết hợp giữa lookup_value và cột bên trái của mảng bảng, trả lại những gì trong cùng một hàng trong cột thứ hai của bảng (cột thứ nhất luôn luôn là cột bên trái nhất bắt đầu từ 1, không phải 0) .
 
FALSE = nói với công thức tôi muốn nó chỉ trả lại giá trị nếu nó là một kết hợp chính xác.
 
Sau đó tôi sẽ sao chép và dán công thức đó dọc theo tất cả các ô trong cột C bên cạnh danh sách đầu tiên. Điều này sẽ cho tôi danh sách liên kết hoàn hảo với ID của người bán hàng, doanh thu của người bán trong quý và tên của người bán hàng.
 
 
 
Để có được một danh sách gọn gàng của ID nhân viên bán hàng, Tên nhân viên bán hàng và Nhân viên bán hàng bên cạnh nhau Tôi đã sử dụng công thức VLOOKUP để so sánh 1 danh sách với nhau.
 
Đây là một công thức phức tạp, nhưng là một công thức rất hữu ích. Kiểm tra một số ví dụ khác: Ví dụ Vlookup , Ví dụ chính thức của Microsoft .
 
** Tìm hiểu thêm về chức năng VLOOKUP trong khóa học trực tuyến theo yêu cầu. Xem trước miễn phí**
 

8. Tuyên bố IF

 
Công thức: = IF ( logical_statement, trả lại nếu câu lệnh logic đúng, trả lại nếu câu lệnh logic sai)
 
Khi bạn đang phân tích rất nhiều dữ liệu trong Excel, có rất nhiều kịch bản bạn có thể đang cố gắng phát hiện và dữ liệu phải phản ứng khác nhau dựa trên một tình huống khác.
 
Tiếp tục với ví dụ bán hàng: Hãy giả sử nhân viên bán hàng có một hạn ngạch để đáp ứng. Bạn đã sử dụng VLOOKUP để đặt doanh thu bên cạnh tên. Bây giờ bạn có thể sử dụng câu lệnh IF: "Nếu nhân viên bán hàng gặp hạn ngạch, hãy nói" Hạn ngạch gặp ", nếu không nói" Không đáp ứng được hạn ngạch "(Mẹo: nói nó trong một tuyên bố như thế này có thể làm cho tạo ra công thức, đặc biệt là khi bạn gặp những vấn đề phức tạp hơn như Nested IF Statements trong Excel).
 
Nó sẽ như thế này:
 
Trong ví dụ với VLOOKUP chúng tôi có thu nhập trong cột B và tên của người đó trong cột C (đưa vào với VLOOKUP). Chúng ta có thể đặt hạn ngạch vào cột D và sau đó chúng ta đặt công thức sau trong ô E1:
 
= IF ( C3> D3, "Hạn ngạch gặp", "Không đáp ứng được hạn ngạch")
 
Câu lệnh IF này sẽ cho chúng tôi biết nếu nhân viên bán hàng đầu tiên gặp hạn ngạch của họ hay không. Sau đó chúng tôi sẽ sao chép và dán công thức này cùng với tất cả các mục nhập trong danh sách. Nó sẽ thay đổi đối với mỗi nhân viên bán hàng.
 
 
Có được kết quả ngay từ đó từ tuyên bố IF là dễ dàng hơn nhiều so với thủ công figuring này ra.
 

9. SUMIF, COUNTIF, AVERAGEIF

 
Công thức: = SUMIF ( phạm vi, tiêu chí, sum_range), = COUNTIF ( phạm vi, tiêu chí), = AVERAGEIF ( phạm vi, tiêu chí, average_range)
 
Các công thức này đều làm các chức năng tương ứng của chúng (SUM, COUNT, AVERAGE) NẾU các tiêu chí được đáp ứng. Ngoài ra còn có các công thức: SUMIFS, COUNTIFS, AVERAGEIFS, nơi họ sẽ làm các chức năng của mình dựa trên nhiều tiêu chí bạn đưa ra công thức.
 
 
 
Tôi sử dụng các công thức này trong ví dụ của chúng tôi để xem doanh thu trung bình (AVERAGEIF) nếu một người đạt đến hạn ngạch, Tổng doanh thu (SUMIF) chỉ dành cho những người bán hàng đạt được hạn ngạch và số nhân viên bán hàng đạt được hạn ngạch (COUNTIF )
 

10. CONCATENATE

 
Một từ ưa thích để kết hợp dữ liệu trong 2 (hoặc nhiều hơn) các tế bào khác nhau vào một tế bào. Điều này có thể được thực hiện bằng công thức excel liên kết hoặc nó có thể được thực hiện bằng cách đơn giản đặt & biểu tượng ở giữa hai ô. Nếu tôi có "Steve" trong ô A1 và "Quatrani" trong ô B1, tôi có thể đặt công thức này: = A1 & "" & B1 và ​​nó sẽ cho tôi "Steve Quatrani". ("" Đặt khoảng trống giữa những gì bạn đang kết hợp với &). Tôi có thể sử dụng = concatenate ( A1, "", B1) và nó sẽ cho tôi cùng một điều: "Steve Quatrani"
 
 
 
Tìm các công thức Excel thích hợp cho công việc
 
Có 316 chức năng được xây dựng trong Excel. Bạn sẽ không ngồi ở đó và ghi nhớ tất cả những gì họ làm (hoặc ít nhất tôi hy vọng không!). May mắn thay, Excel có một thuật sĩ giúp bạn tìm ra công thức chính xác cho những gì bạn đang tìm kiếm để làm (nếu có).
 
Nhấp vào " fx " bên cạnh thanh công thức trong Excel
 
 
 
Điều này sẽ trả về một trình đơn và trong đó bạn có thể gõ một mô tả về những gì bạn đang cố gắng để làm và nó sẽ đưa lên công thức excel chính xác:
 
 
 
Tôi gõ "loại bỏ không gian thêm" và nó trả lại công thức TRIM mà chúng tôi đã đi qua trước đó.
Tags: Chua co du lieu
Bình luận

Bình luận

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn