trung tâm đào tạo kế toán hà nội




truy Lượt Xem:10339

10 thủ thuật Excel cho kế toán

Yêu thích hoặc ghét nó, Microsoft Excel là một trong những công cụ thiết yếu nhất cho bất kỳ CA. Chúng tôi đã hỏi một số thuật sĩ Excel thường trú của chúng tôi để có các mẹo hàng đầu giúp cuộc sống làm việc của bạn dễ dàng hơn.ươi
 
Dưới đây là 10 thủ thuật tuyệt vời cho dân kế toán bạn có thể tham khảo:
 
1. Sử dụng PivotTables để phân tích và tóm tắt dữ liệu
 
Nhiều chuyên gia bảng tính tin rằng các bảng xoay vòng là công cụ mạnh mẽ nhất trong Excel. PivotTables là một cách tuyệt vời để tóm tắt một danh sách dữ liệu chỉ với một cú nhấp chuột. Họ cũng rất dễ dàng để làm.
 
Trước khi bắt đầu tạo ra một PivotTable, đảm bảo rằng dữ liệu nguồn của bạn được tổ chức tốt và bạn có ý tưởng về những dữ liệu nào nên có trong nó.
 
Chọn một ô trong dữ liệu nguồn của bạn.
Trên tab Chèn , bấm vào PivotTable.
Chọn các trường để thêm vào báo cáo PivotTable của bạn.
Kéo trường 'nhãn' vào vùng Nhãn hàng (ví dụ Khách hàng).
Kéo trường số vào vùng Giá trị (ví dụ: Tài sản).
Điều chỉnh giá trị được hiển thị bằng cách nhấp chuột phải vào trường giá trị của bạn và chọn 'Hiển thị giá trị dưới dạng'. Bạn có thể chọn từ các tùy chọn như% của tổng số, tổng số chạy, và sự khác biệt từ.
 
2. Giữ tham khảo ô của bạn cố định với tài liệu tham khảo tuyệt đối ($)
 
Excel sử dụng các tham chiếu tương đối làm mặc định, có nghĩa là tham chiếu ô (và bất kỳ công thức nào) tự động thay đổi khi sao chép ở nơi khác. Vì vậy, nếu bạn có một công thức trong ô A1 và bạn sao chép công thức vào ô B1, kết quả sẽ tự động cập nhật cho bạn tham chiếu đến vị trí của ô.
 
Tuy nhiên, có những lúc bạn có thể muốn các tham chiếu ô vẫn cố định khi sao chép nó ở nơi khác, và đây là nơi các tham chiếu tuyệt đối được đưa vào. Các tài liệu tham khảo tuyệt đối có nghĩa là dù ô nào là công thức, tham chiếu ô sẽ không thay đổi. Nếu bạn quyết định sao chép công thức vào ô hoặc tờ khác, công thức sẽ vẫn tham chiếu đến tham chiếu ô gốc.
 
Để tạo tham chiếu tuyệt đối, bạn chỉ cần thêm một dấu đô la ( $ ) vào tham chiếu ô của bạn, để sửa các tham chiếu cột và / hoặc hàng của bạn. Sử dụng các tài liệu tham khảo tuyệt đối khác dưới đây theo yêu cầu để neo tài liệu tham khảo của bạn:
 
A $ 1 : Hàng sẽ không thay đổi khi sao chép.
$ A1 : cột sẽ không thay đổi khi sao chép.
$ A $ 1 : cột và hàng sẽ không thay đổi khi sao chép.
Để tránh thêm tham chiếu tuyệt đối bằng tay, hãy thử nhấn phím tắt F4 nhiều lần cho đến khi tùy chọn chính xác được hiển thị tự động.
 
3. Giảm lỗi với danh sách thả xuống
 
Danh sách xác nhận dữ liệu làm giảm lỗi trong bảng tính và có thể làm cho việc nhập dữ liệu dễ dàng hơn, đặc biệt nếu bạn có một bảng tính mà nhiều người sử dụng. Chúng cho phép người dùng lựa chọn từ một danh sách thả xuống các tùy chọn dữ liệu đã xác định trong một ô, chẳng hạn như một danh sách các mã kế toán. Bạn thậm chí có thể thêm vào một thông báo lỗi sẽ hiển thị nếu ai đó cố gắng để nhập dữ liệu mà không có trong danh sách thả xuống.
 
Để tạo danh sách thả xuống, đầu tiên bạn cần tạo danh sách các tùy chọn dữ liệu trong một cột hoặc một hàng.
Tiếp theo, đưa danh sách các danh sách của bạn bằng cách chọn các ô của bạn và nhấp vào hộp tên ở bên trái thanh công thức, sau đó nhấn Enter. Tên của các ô của bạn không được có dấu cách, ví dụ: AccountingCodes .
Để thêm các tùy chọn danh sách thả xuống của bạn vào ô, điều hướng đến tab Dữ liệu và nhấp vào Xác thực dữ liệu.
Trong tab Cài đặt , hãy chọn Danh sách dưới dạng tùy chọn trong danh sách Cho phép thả xuống, sau đó gõ tên của danh sách của bạn dưới Nguồn .
Chọn các ô, sau đó nhấp vào hộp tên ở bên trái thanh công thức.
Điền vào tab Báo lỗi Lỗi để đặt thông báo lỗi của bạn để ngăn người khác nhập thông tin khác.
 
4. Nâng cao tầm nhìn của bạn với The Watch Window
 
Cửa sổ Xem là một công cụ tiện dụng để sử dụng khi bạn đang làm việc với một bảng tính lớn, có thể với nhiều trang tính.
 
Nó cho phép bạn giữ một số dữ liệu của bạn xem trong mọi lúc, vì vậy bạn có thể nhanh chóng tham khảo nó mà không cần phải di chuyển qua lại giữa các cột hoặc tờ.
 
Để thêm Cửa sổ Xem, hãy chọn các ô mà bạn muốn hiển thị mọi lúc.
Đi tới tab Công thức và nhấp vào Xem cửa sổ để thêm chúng.
 
5. Làm nổi bật dữ liệu thú vị với định dạng có điều kiện
 
Định dạng có điều kiện là một công cụ rất hữu ích trong Excel cho kế toán. Bạn có thể sử dụng nó để áp dụng định dạng tự động cho các ô có chứa giá trị nhất định, giá trị trùng lặp và thậm chí cả văn bản cụ thể.
 
Ví dụ: bạn có thể sử dụng nó để gắn cờ các khoản thanh toán quá hạn bằng cách tạo ra một quy tắc để định dạng tất cả các ô màu đỏ nằm trong một ngày nhất định.
 
Để tạo định dạng có điều kiện, nhấp vào Định dạng có Điều kiện trong tab Trang chủ.
Chọn New Rule và chọn từ các tùy chọn khác nhau và lựa chọn định dạng. Ví dụ: bạn có thể chọn định dạng các ô có chứa giá trị nhất định nếu chúng lớn hơn hoặc ít hơn giá trị nhất định hoặc nếu chúng là các giá trị nhân bản để giúp bạn gắn cờ lỗi.
Chọn ô cần định dạng và nhấp vào ok .
 
6. Đặt tên cho các công thức của bạn với dải có tên
 
Nếu bạn đang sử dụng các công thức phức tạp, bạn có thể cho họ một cái tên để giúp bạn và nhóm của bạn hiểu và nhớ những gì họ đang có. Ví dụ: bạn có thể đặt tên cho công thức bán hàng quý đầu tiên của mình 'FirstQuarterSales' hoặc công thức thuế thu nhập 'IncomeTax' của bạn. Điều này rất hữu ích cho các bảng tính mà nhiều người đang làm việc.
 
Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến tab Công thức .
Nhấp Xác định Tên và chọn các ô mà nó đề cập đến.
Bằng cách đặt tên cho tất cả các công thức khác nhau của bạn theo cách này, Excel giữ một danh sách dưới nút Quản lý Tên , cho phép bạn chỉnh sửa chúng và áp dụng chúng vào các ô khác nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng.
 
7. Kết hợp dữ liệu từ nhiều tế bào vào một ô
 
Nếu bạn có dữ liệu trong nhiều ô mà bạn muốn kết hợp thành một ô, bạn có thể sử dụng chức năng CONCATENATE để tự động thực hiện.
 
Điều này có thể hữu ích khi bạn làm việc với các bảng tính có tên được chia thành các cột khác nhau cho tên và họ, hoặc tên nhà cung cấp của bạn trong một cột và các điều khoản thanh toán của chúng trong cột khác.
 
Để làm điều này, chèn một cột mới nơi bạn muốn dữ liệu kết hợp của mình xuất hiện.
Chọn một ô trong cột, sau đó nhập = CONCATENATE (A1, B1) vào thanh công thức với các tham chiếu ô tương ứng cho dữ liệu được kết hợp.
Để giữ khoảng trống giữa các dữ liệu khác nhau, sử dụng công thức sau: = CONCATENATE (A1, "", B1) . Các , "", giữ khoảng cách giữa các dữ liệu, vì vậy đừng quên!
Dữ liệu mới của bạn bây giờ sẽ xuất hiện trong ô.
 
8. Tăng tốc điều hướng và lựa chọn ô
 
Nếu bạn có một bảng tính lớn và cần điều hướng nhanh nó, chỉ cần giữ phím CTRL và sử dụng các mũi tên của bạn.
 
Nếu bạn muốn chọn nhiều dữ liệu cùng một lúc, chỉ cần giữ phím Shift và CTRL và sử dụng các mũi tên theo cùng một cách.
 
9. Sao chép định dạng nhanh bằng phím F4
 
Các F4 chính là một phím tắt hữu ích trong Excel cho phép bạn sao chép bất kỳ định dạng mà bạn đã áp dụng cho một tế bào này sang tế bào khác.
 
Để sao chép định dạng từ một ô sang ô khác (hoặc cột), chỉ cần áp dụng định dạng, nhấp vào nơi bạn muốn định dạng xuất hiện và nhấn F4 .
 
10. Đếm bao nhiêu lần dữ liệu xuất hiện
 
COUNTIF là một chức năng rất hữu ích và dễ sử dụng trong Excel. Rất đơn giản, nó sẽ đếm số lượng các tế bào đáp ứng các tiêu chí cụ thể của bạn. Ví dụ: bạn có thể đếm bao nhiêu lần bạn trả cho một trong những nhà cung cấp của bạn, hoặc bao nhiêu lần từ 'January' xuất hiện trong bảng tính của bạn, hoặc bao nhiêu lần 'văn phòng phẩm' đã được tuyên bố về chi phí.
 
Các COUNTIF chức năng sẽ tự động tìm kiếm bao nhiêu lần dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện.
 
Trong ô bạn muốn tổng số xuất hiện, nhập công thức = COUNTIF (phạm vi, "tiêu chí") .
 
Trong phạm vi, chỉ định các ô / cột cần tìm kiếm, và trong tiêu chí, chỉ định dữ liệu cần tìm kiếm. Trong tiêu chí của bạn, bạn có thể tìm kiếm văn bản, một số, tham chiếu ô, hoặc thậm chí so sánh, chẳng hạn như> 50.
 
Ví dụ : COUNTIF (A1: A200, "STATIONERY")
 

Tags: Chua co du lieu

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn





HÃY LIKE PAGE HỮU ÍCH

HÃY LIKE PAGE HỮU ÍCH

Số lượt xem

Đang online21
Tổng xem1